Registrar prospectos, organizar recibos y dar seguimiento a pendientes son actividades que consumen tiempo en cualquier emprendimiento, especialmente cuando una sola persona concentra buena parte del trabajo administrativo y comercial.

La consultora en marketing digital Cesi Madero plantea que las herramientas de inteligencia artificial pueden ayudar a reducir esa carga, aunque muchos usuarios todavía las utilizan únicamente para hacer preguntas o redactar textos.

Según la especialista, el primer paso para aprovecharlas mejor consiste en identificar qué procesos se repiten y cuáles podrían resolverse con un sistema sencillo.

De las consultas a las soluciones prácticas

Madero explica que las funciones avanzadas pueden servir como apoyo para desarrollar herramientas adaptadas a necesidades concretas, como llevar un registro de clientes potenciales o mantener organizada la documentación del negocio.

Su propuesta es comenzar con un proyecto pequeño y fácil de revisar, en lugar de intentar transformar toda la operación de una sola vez, de modo que el emprendedor pueda comprobar si la solución responde a su forma de trabajar y hacer ajustes antes de ampliar su uso.

También destaca la utilidad de trabajar desde una computadora para desarrollar y revisar proyectos con mayor comodidad.

Elegir qué tareas conviene automatizar

Las actividades repetitivas ofrecen un punto de partida, sobre todo aquellas que siguen pasos definidos y requieren poca intervención personal, como clasificar información, preparar registros o generar borradores de documentos.

La atención al cliente exige otro criterio, advierte Madero, porque una conversación puede necesitar empatía, contexto y capacidad para resolver una situación particular.

Delegar cada respuesta a un sistema puede hacer que el trato se perciba distante, por lo que la especialista recomienda conservar la participación humana en los momentos que influyen en la confianza y en la relación comercial.

Explicar bien lo que se necesita mejora los resultados

Para Madero, una de las dificultades más frecuentes aparece cuando el usuario tiene una idea clara en su mente, pero ofrece pocas indicaciones para desarrollarla.

Describir el objetivo, aportar ejemplos y señalar cómo debe presentarse el resultado ayuda a orientar la herramienta, aunque también es necesario revisar lo que produce y corregir aquello que no se ajuste a la necesidad del negocio.

Por ejemplo, pedir un registro de prospectos resulta más útil si se especifican los datos que debe incluir, quién lo utilizará y cómo se dará seguimiento a cada contacto.

Planificar antes de incorporar nuevas herramientas

La consultora también recomienda definir las prioridades con anticipación, especialmente antes de temporadas de mayor demanda, para evitar decisiones improvisadas y concentrar los esfuerzos en tareas que realmente necesitan una mejora.

El valor de estas tecnologías depende de su aplicación a problemas concretos, con objetivos claros y una revisión constante de los resultados, de forma que el tiempo ahorrado pueda dedicarse a atender mejor a los clientes y organizar el crecimiento del negocio.

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